Conditions générales d'utilisation et de vente

Ce texte décrit les règles d'usage et de facturation retenues pour Aptys Eval. Il n'est pas encore en vigueur : il doit être relu par un juriste et complété par l'éditeur. Aucune commande n'est possible sur ce site : un forfait se prend dans l'application, après l'ouverture d'un accès.

1. Objet

Aptys Eval est une application web qui permet à des unités indépendantes de préparer et de conduire des sélections (épreuves sportives, entretiens, mises en situation) : programme, grilles d'évaluation, saisies, résultats, réunions d'avis et de décision.

Les présentes conditions régissent l'accès à l'application et la facturation de son usage par une organisation (« l'organisation »). Éditeur : À compléter

2. Ouverture d'un accès

L'accès se demande par le formulaire du site. La demande est examinée par l'éditeur, qui peut la refuser ou demander un complément. À l'activation, une unité est créée pour l'organisation, avec son premier administrateur. Aucun paiement n'est demandé à ce stade.

Une session d'exemple, en lecture seule, est fournie avec chaque unité : elle n'est jamais facturée.

3. Le forfait

L'usage est facturé au forfait : un forfait par phase ouverte, ou un seul forfait pour une session sans phases. Le bilan d'une session à phases n'est jamais facturé, ni une phase prévue mais jamais ouverte, ni la session d'exemple. Rouvrir une phase déjà close ne crée pas de nouveau forfait.

Le forfait dépend du nombre de jours d'activité. À l'ouverture, le responsable de la session choisit un palier (1, 2, 3, 5, 7 ou 10 jours) ; le palier choisi ne peut que monter.

Un jour d'activité est un jour calendaire, dans le fuseau horaire de la session, où au moins une saisie d'évaluation ou une observation de la phase a été enregistrée. La journée commence à 4 h du matin : une saisie à 1 h appartient à la veille. Pour une saisie recopiée depuis le papier, c'est la date de la mesure qui compte, non celle de la recopie. Pour une saisie faite hors connexion, c'est l'heure de l'appareil, sauf si elle s'écarte de plus de 24 heures de l'heure de réception : l'heure du serveur fait alors foi.

Si les jours d'activité dépassent le palier choisi, le palier supérieur s'applique de lui-même ; au-delà du dernier palier, chaque jour supplémentaire est facturé au prix du jour supplémentaire. Une sélection n'est jamais interrompue pour cette raison.

4. Tarifs

Forfaits : 1 jour : 180 CHF ; 2 jours : 320 CHF ; 3 jours : 450 CHF ; 5 jours : 650 CHF ; 7 jours : 850 CHF ; 10 jours : 1 100 CHF. Au-delà de 10 jours : 90 CHF par jour supplémentaire. Prix en francs suisses, À compléter (taxes comprises ou non).

La grille applicable est celle en vigueur à l'ouverture du forfait ; elle est enregistrée avec lui. Un changement de tarif ne modifie jamais un forfait déjà ouvert.

L'organisation accepte les tarifs et les présentes conditions avant sa première ouverture, puis de nouveau à chaque nouvelle version. Un premier forfait offert peut être accordé à l'activation de l'unité.

5. Ce qui est compris

Le forfait comprend un nombre illimité d'évaluateurs, le mode terrain (hors connexion), les réunions et le bilan, ainsi que la synthèse assistée par intelligence artificielle si l'organisation l'active, dans la limite de 60 candidats par jour d'activité.

Ne sont pas compris, et se vendent à part : la mise en route, la formation et les autres services. Les structures plus importantes (plus de 60 candidats par jour, plus de 100 membres, plusieurs unités) font l'objet d'un devis.

6. Facturation et paiement

Mode « sur facture » (par défaut) : la facture est émise après l'ouverture du forfait, payable à 30 jours. L'organisation peut fournir un bon de commande annuel ; sa référence figure alors sur chaque facture. Un plafond de bon de commande n'entraîne qu'un avertissement, jamais un blocage.

Mode « paiement avant » (sur décision de l'éditeur, par organisation) : le responsable demande le forfait dans l'application, règle le montant par virement, et l'éditeur valide le forfait après réception du paiement. L'ouverture de la phase attend cette validation ; une phase déjà ouverte n'est jamais bloquée, et un dépassement de palier se facture après coup.

Retard de paiement : À compléter (rappel, pénalités, délais). L'éditeur peut suspendre l'unité de l'organisation ; rien n'est effacé pendant la suspension, et l'accès est rétabli à la réactivation.

7. Obligations de l'organisation

L'organisation désigne ses candidats par un numéro et jamais par leur nom dans l'application. Elle attribue à chacun le rôle qui convient (responsable, évaluateur, observateur, invité) et garde les décisions humaines : l'application n'admet ni n'élimine personne automatiquement.

Elle veille à la confidentialité de ses identifiants, à la légalité de sa sélection et au respect des droits des personnes évaluées. Elle exporte ses résultats avant la fin de la durée de conservation (article 9).

8. Synthèse assistée par IA

La synthèse est facultative et éteinte par défaut ; seuls les administrateurs de l'unité peuvent l'activer. Elle produit un texte informatif sur un candidat, désigné par son numéro, à partir de ses résultats et observations : résumé, points forts et points faibles. Elle ne recommande, ne classe et ne décide jamais.

Pour la produire, l'application transmet ces données, sans nom, à un service externe d'intelligence artificielle (API de Claude, Anthropic). Chaque texte est étiqueté « Générée par IA » et daté. À compléter (sous-traitance, lieu de traitement, durée de conservation chez le prestataire).

9. Données, confidentialité et conservation

Le traitement des données est décrit dans la politique de confidentialité. L'organisation reste responsable du traitement des données de ses candidats ; l'éditeur agit pour son compte. À compléter

Une session est conservée trois mois après sa première clôture complète (ou son premier gel), puis supprimée ; un brouillon jamais démarré l'est 90 jours après sa dernière modification. Des rappels à 30 et 7 jours invitent à exporter les résultats en local. Une session ouverte est gelée, sans suppression, 90 jours après sa fin prévue ou au plus tard 12 mois après son premier démarrage. Les pièces de facturation survivent à la session supprimée ; elles ne contiennent ni candidat ni résultat.

10. Disponibilité, sauvegardes et responsabilité

L'éditeur met en œuvre des moyens raisonnables pour que l'application soit disponible et sauvegardée. Le mode terrain permet de continuer à évaluer sans connexion. À compléter (niveau de service, fenêtres de maintenance, limites et plafond de responsabilité).

11. Les données de l'application font foi

Les jours d'activité, les paliers et les montants sont ceux enregistrés par l'application ; ils font foi entre les parties, sauf preuve contraire. L'organisation peut contester un forfait en écrivant à l'éditeur : l'ouverture, les jours comptés et les actions de facturation sont tracés et peuvent lui être exposés.

12. Durée, résiliation et modification

Durée et résiliation : À compléter. L'éditeur peut modifier les présentes conditions et les tarifs ; la nouvelle version est présentée à l'organisation, qui l'accepte avant sa prochaine ouverture. Les forfaits déjà ouverts restent régis par la version applicable à leur ouverture.

13. Droit applicable et litiges

Droit applicable, for et règlement des litiges : À compléter